Жүйені енгізу алдымен білім беру ұйымдарының жыл сайынғы жинақтау және есеп беру бойынша қол еңбегін барынша азайтуды мақсат етті. Сондықтан жүйе тек күзде өзектендіру үшін “ашылды” және 2-3 ай ішінде деректерді жинау және өңдеу жүргізілді. Бұл кезеңде жүйені енгізу бірден әкімшілік есептілік нысандарының санын үш еседен астам қысқартуға мүмкіндік берді.
Алайда, аймақтардың жұмыс тәжірибесі артып, олардың жаңа цифрлық ортаға бейімделуінің әсерінен жүйенің өзі де, оған деген сұраныс та өсе бастады. Тек қана әкімшілік есептілікті қалыптастыру дұрыс басқарушылық шешімдер қабылдау үшін өзекті статистикалық ақпараттың болуы ғана қажеттілігін қанағаттандырмады. ҰБДҚ жылына екі рет, содан кейін тоқсан сайын жұмыс форматына көшті.
2019 жылы жүйенің жұмысы қайта қаралып, қуаты күшейтілді. Бұл жаңа деңгейге көтерілуге мүмкіндік берді – ҰБДҚ 24/7 режимінде жұмыс істей бастады. Көрнекі дашбордтар пайда болды, олар әртүрлі сүзгілерді конфигурациялау арқылы білім берудің әртүрлі аспектілері туралы ақпаратты тез алуға мүмкіндік береді. Регламенттелген (ресми) және регламенттелмеген (еркін) есептер қол жетімді болды. Пайдаланушылар аясы кеңейді – деректерді түрлі мемлекеттік органдар, сондай-ақ Премьер-Министрдің Кеңсесі мен Президент Әкімшілігі пайдаланады.
Қолмен енгізу қателерін азайту үшін жүйеге әртүрлі форматтық-логикалық бақылау (ФЛБ) енгізіле бастады, бұл қате ақпаратты сақтауға мүмкіндік бермейді және қате пайда болған жерде толтыруды ұсынады.
Деректердің тазалығы мен толықтығын қамтамасыз ету үшін, сондай-ақ толтыратын адамдарға жүктемені азайту үшін, ҰБДҚ ішкі ведомстволық ақпараттық жүйелермен, сондай-ақ әртүрлі мемлекеттік органдар мен нарық жүйелерімен біріктіріле бастады. Бұл ақпаратты жедел тексеруге және бір ақпаратты толтыратындарды әртүрлі дерекқорларға енгізбеуге мүмкіндік береді.
Жүйеге Министрлік пен өңірлік білім басқармалары, сондай-ақ ведомстволық бағынысты білім беру ұйымдары, басқа да мемлекеттік органдар қол жеткізе алады. Оқушылар мен мұғалімдердің дербес деректері қорғалған (“Дербес деректер және оларды қорғау туралы” 2013 жылғы 21 мамырдағы № 94-V ҚР Заңы) және білім беру ұйымдарының ЭЦҚ-мен расталатын білім беру ұйымдары үшін ғана қолжетімді.
Бүгінгі таңда мәліметтер базасы келесі функцияларды орындайды және олармен шектелмейді:
1. Білім беру жүйесінің регламенттелген және регламенттелмеген есептілігін қалыптастыру.
2. Білім беру процестерін қаржыландыруды және бюджеттеуді есептеу үшін негіз (оқушыларды жан басына қаржыландыру, компьютерлік техниканы сатып алу, оқулықтармен қамтамасыз ету, білім беру объектілерін салу және жөндеу және т.б.).
3. Басқарушылық шешімдер қабылдау үшін дәлелді база.
4. Мемлекеттік білім беру қызметтерін автоматтандыру негізі.
5. Әр түрлі зерттеулерді жүргізу үшін бастапқы деректер.
6. Әр күн үшін нақты статистика.
7. Бюджет қаражатын үнемдеу: ведомстволық статистиканы қалыптастыру бойынша бір ғана бизнес-процесте (іссапар, басып шығару және т.б.) жылына 750 млн. теңгеден астам үнемделеді.
Бүгінде ҰБДҚ деректері білім беру жүйесінің “Big Data” қалыптастырады және білім беру жүйесіне жасанды интеллект элементтерін енгізу мен дамытудың перспективаларын ашады.