Ввод системы на первых порах ставил перед собой целью минимизировать ручной труд организаций образования по ежегодной консолидации и сдаче отчета. Поэтому система «открывалась» для актуализации только осенью и в течение 2-3 месяцев производился сбор и обработка данных. На этом этапе ввод системы сразу позволил более чем в три раза сократить количество форм административной отчетности.

       Однако по мере наращивания опыта работы регионов, их адаптации к новой цифровой среде стала разрастаться и сама система, и запросы к ней. Формирование только лишь административной отчетности не удовлетворяло уже потребность в наличии актуальной статистической информации для принятия правильных управленческих решений. НОБД перешло в формат работы два раза в год, а затем и ежеквартально.

     В 2019 году была пересмотрена работа системы и усилена ее мощность. Это позволило перейти на новый уровень – НОБД заработала в режиме 24/7. Появились визуализированные дашборды, которые позволяют путем настройки различных фильтров оперативно получать информацию по различным аспектам образования. Стали доступны регламентированные (официальные) и нерегламентированные (произвольные) отчеты. Круг пользователей расширился – пользователями данных стали различные госорганы, а также Канцелярия Премьер-Министра и Администрация Президента.

  С целью минимизации ошибок ручного ввода в систему стали внедряться различного рода форматно-логические контроли (ФЛК), которые не позволяют сохранять ошибочную информацию и подсказывают заполняющим, где закралась ошибка.

   Для обеспечения чистоты и полноты данных, а также для снижения нагрузки на заполняющих, НОБД стала интегрироваться с внутриведомственными информационными системами, а также с системами различных госорганов и рынка. Это позволяет оперативно верифицировать информацию и не вносить заполняющим одну и ту же информацию в различные базы данных.

  Доступ к системе имеют Министерство и региональные Управления образования, а также подведомственные организации образования, другие государственные органы. Персональные данные учащихся и учителей защищены (Закон РК от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите») и доступны только для самой организации образования, которые подтверждаются ЭЦП организаций образования.

  На сегодняшний день НОБД выполняет, но не ограничивается следующими функциями:

• Формирование регламентированной и нерегламентированной отчетности системы образования.
• Основа для расчета финансирования и бюджетирования образовательных процессов (подушевое финансирования учащихся, закуп компьютерной техники, фондирование учебниками, строительство и ремонт объектов образования и т.д.).
• Доказательная база для принятия управленческих решений.
• Основа для автоматизации государственных услуг образования.
• Отправные данные для проведения различного рода исследований.
• Актуальная статистика на каждый день.
• Экономия бюджетных средств: на одном только бизнес-процессе по формированию ведомственной статистики (командировочные, распечатка и т.д.) в год экономится более 750 млн.тенге.

   Уже сегодня данные НОБД формируют «Big Data» системы образования и открывают перспективы внедрения и развития элементов искусственного интеллекта в системе образования.